Quản lý rủi ro và cải thiện độ tin cậy trong một quy trình là những vấn đề quan trọng trong quản lý sản xuất và vận hành. Đánh giá rủi ro là một công cụ quan trọng trong quản lý rủi ro để giảm thiểu rủi ro của dự án và đạt được kết quả bền vững. Hiện tại có một số kỹ thuật để xác định các mối nguy hiểm tiềm tàng và đánh giá rủi ro. Một trong đó là phương pháp FMEA (Failure Modes and Effects Analysis).

Phương pháp FMEA là gì?

FMEA (Failure Modes and Effects Analysis) là một công cụ phân tích hệ thống, chủ động phát hiện các sai lỗi tiềm ẩn trong một quy trình. Mục tiêu là nhằm ngăn chặn hoặc giảm thiểu tác động của chúng bằng cách tìm ra những nơi các lỗi này xảy ra và xác định ảnh hưởng của chúng lên quy trình. Đây là một công cụ quản lý sản xuất hiệu quả giúp ngăn ngừa các vấn đề sản xuất tốn kém, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, cũng như tăng sự hài lòng của khách hàng.

Các yếu tố cấu thành FMEA bao gồm:

• Phần đầu: Failure Modes là những lỗi, vấn đề hoặc sai sót xảy ra trong quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Phần sau: Effect Analysis xác định và phân tích tác động hoặc hậu quả của các lỗi kể trên.

Các loại FMEA

Có một số loại FMEA và phổ biến nhất trong số chúng là DFMEA hay Design FMEA (FMEA thiết kế) và PFMEA hay Process FMEA (FMEA quy trình). Trong đó:

• DFMEA: được áp dụng cho việc thiết kế sản phẩm, đặc biệt là trong giai đoạn đầu hoặc giai đoạn cuối của quy trình. Mục tiêu là phát hiện ra các lỗi tiềm ẩn trong thiết kế sản phẩm có thể ảnh hưởng xấu đến sức khỏe của người tiêu dùng hoặc gây ô nhiễm môi trường.
• PFMEA: liên quan đến việc phát hiện rủi ro trong các quy trình mới hoặc quy trình hiện tại. Nó được thực hiện trước khi triển khai quy trình mới hoặc trước khi đưa ra những thay đổi đối với quy trình cũ đang có hiệu lực. Cả hai kịch bản trên đều có chung mục tiêu tìm kiếm các rủi ro có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng, sự an toàn của sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng.

Lợi ích khi sử dụng phương pháp FMEA

Phương pháp FMEA mang lại cho các doanh nghiệp những lợi ích sau:

• Sớm xác định và giảm thiểu các loại sai lỗi tiềm ẩn.
• Giảm thiểu yêu cầu thực hiện những thay đổi muộn đối với một dự án do các vấn đề tiềm ẩn.
• Giảm nguy cơ xảy ra vấn đề nhiều lần.
• Cung cấp lời nhắc nhở cho nhân viên để làm theo khi đối diện với một loại sai lỗi tiềm ẩn.
• Thúc đẩy sự hợp tác nhiều hơn giữa các nhóm xử lý các lĩnh vực như thiết kế, sản xuất, chất lượng, thử nghiệm và bán hàng.
• Giảm chi phí liên quan bằng cách tránh sửa chữa các vấn đề trong quá trình phát triển.

Các bước thực thi phương pháp FMEA

Phân tích FMEA có 3 tiêu chí để phân tích một vấn đề:

• Mức độ nghiêm trọng của tác động của vấn đề (S – Severity)
• Khả năng xảy ra (O – Occurrence)
• Xác suất bị phát hiện lỗi khi kiểm thử (D – Detection)

Mỗi tiêu chí được xếp hạng từ 1 đến 10 và được nhân với nhau để tính hệ số rủi ro theo thứ tự ưu tiên (RPN). RPN sẽ giúp bạn xác định và ưu tiên những vấn đề cần tập trung vào trước tiên. Các RPN cao nhất yêu cầu sự quan tâm và tập trung ngay lập tức, đi kèm với một kế hoạch hành động để giảm thiểu rủi ro. Dưới đây là 10 bước triển khai:

Bước 1: Chọn một quy trình để phân tích

Đầu tiên, hãy xác định sản phẩm hoặc quy trình cần đánh giá. Phân tích FMEA là một phân tích toàn diện. Vì vậy, cần tập trung vào một quy trình cụ thể với phạm vi hẹp. Mẹo để triển khai hiệu quả là. Đối với các quy trình phức tạp, hãy chia nhỏ dự án thành các phần nhỏ hơn và thực hiện nhiều phân tích FMEA.

Bước 2: Tập hợp một đội nhóm

Bước tiếp theo là tập hợp một nhóm đa chức năng để tiến hành phân tích chuyên sâu hơn.

Bước 3: Xem lại quy trình

Xem lại quy trình hiện tại và xác định từng thành phần, chức năng của quy trình một cách cụ thể. Xem xét mục đích của quy trình và xác định khách hàng mong đợi gì từ nó. Việc lập sơ đồ quy trình hiện đại sẽ giúp bạn hiểu rõ dòng chảy quy trình và trực quan hóa các khu vực có nguy cơ rủi ro tiềm ẩn.

Bước 4: Xác định các loại sai lỗi

Sử dụng kỹ thuật brainstorming để xác định tất cả các quy trình có thể bị trục trặc. Đây được gọi là các loại sai lỗi. Lỗi trong một thành phần có thể gây ra lỗi ở những nơi khác. Mẹo để triển khai hiệu quả là: Sử dụng các giấy ghi chú để liệt kê các lỗi trong mỗi quy trình để dễ dàng động não và trực quan quá các rủi ro tiềm ẩn.

Bước 5: Mô tả tác động của từng lỗi tiềm ẩn

Sau khi liệt kê tất cả các loại sai lỗi tiềm ẩn, cần xem xét từng loại sai lỗi và xác định hậu quả của nó đối với hệ thống, quy trình, khách hàng hoặc tổ chức.

Bước 6: Xác định mức độ nghiêm trọng của lỗi

Như đã đề cập trước đó, FMEA xếp hạng 3 tiêu chí đánh giá trên thang điểm từ 1 đến 10. Tiêu chí đầu tiên là mức độ nghiêm trọng. Đi qua từng loại sai lỗi và gán cho nó một con số dựa trên mức độ nghiêm trọng của vấn đề, với 1 là không đáng kể và 10 là thảm họa. Sau đó, thêm các xếp hạng này vào sơ đồ FMEA.

Bước 7: Xếp hạng xác suất xảy ra sự cố

Tiếp theo, cần xếp hạng sự cố hoặc xác suất xảy ra của mỗi loại sai lỗi. Một lần nữa, hãy xếp hạng mỗi sự cố từ 1 đến 10, với 1 là ít có khả năng nhất và 10 là không thể tránh khỏi. Hãy thêm các xếp hạng này vào sơ đồ FMEA.

Bước 8: Xếp hạng khả năng bị phát hiện lỗi

Tiêu chí cuối cùng là khả năng phát hiện và xử lý lỗi trước khi nó xảy ra.

Bước 9: Tính toán hệ số RPN

Với mỗi tiêu chí được xếp hạng và liệt kê trên bảng FMEA, nhân các xếp hạng hệ số rủi ro theo mức độ ưu tiên (RPN – Risk Priority Number):

Mức độ nghiêm trọng (S) x Xác suất xảy ra (O) x Khả năng bị phát hiện lỗi khi kiểm thử (D) = RPN

RPN giúp ưu tiên những lỗi nào là cấp bách nhất để bạn có thể đưa một kế hoạch hành động chiến lược nhằm giải quyết chúng.

Bước 10: Tạo lập kế hoạch hành động dựa trên mức độ ưu tiên rủi ro

Với mỗi loại sai lỗi được lập sơ đồ và xếp hạng, có thể nhanh chóng đánh giá những điểm nào trong quy trình cần các biện pháp, hành động khắc phục. Điều này có nghĩa là cần thực hiện các thay đổi đối với thiết kế quy trình hoặc sản phẩm hoặc điều chỉnh các biện pháp và kiểm soát tại chỗ để giảm thiểu rủi ro và khả năng bị phát hiện lỗi.

Kết luận

FMEA là một phương pháp thực thi các biện pháp phòng ngừa được thúc đẩy mạnh mẽ bởi cuộc cách mạng công nghiệp kỹ thuật số ngày nay. Công cụ này cho phép chúng ta phát triển việc thiết kế sản phẩm và quy trình sản xuất chỉn chu, tạo ra các sản phẩm chất lượng cao.

Mặc dù luôn có những rủi ro và thách thức trong việc sản xuất một sản phẩm, nhưng phương pháp FMEA có thể ưu tiên và giải quyết chúng dễ dàng hơn. Từ đó, doanh nghiệp có khả năng cung cấp các sản phẩm an toàn và chất lượng cao hơn cho hiện tại và tương lai.

‍